طرق ناجحة في تنظيم جدول أعمالك
تعدُّد المهام الوظيفية قد يُخرجك عن نطاق السيطرة، بسهولة، بخاصّة إذا كثرت المسؤوليّات الملقاة على عاتقك، فإذا اجتاحت الفوضى الحياة المهنية، قد تحتاجين إلى قضاء بعض الوقت لإيجاد طرق فعّالة في تنظيم جدولك الزمني، مع الإشارة إلى أن إدارة الذات جزء من إدارة الوقت.
في السطور الآتية، مجموعة من النصائح التي تُساعدك في تنظيم جدول العمل وحسن التخطيط لأداء مهام يومك بإتقان، سواء كنتِ موظّفة أو مديرة...
تعدّد المجلّة النسائيّة الأميركية Bustle مجموعة من الطرق الناجحة في تنظيم جدول العمل اليومي:
1. ترتيب الأشياء: عندما تعودين أدراجك من العمل، قاومي الرغبة في ترك حقيبتك أو مفاتيحك في أي مكان، وخصّصي مكانًا لكل شيء، بدءًا من الهاتف والمفاتيح والنظّارات والمحفظة... بذا، كل ما عليك فعله في الصباح التالي هو جمع أغراضك والانطلاق.
2. التخطيط المسبّق ليوم العمل: قبل مغادرة مكتب العمل أو قبل الخلود إلى النوم، يفيد تخصيص 15 دقيقة للتعرّف إلى ما ستفعلينه في صباح اليوم التالي، إذ ينصح الخبراء بالتوقّف عن العمل قبل نحو 15 دقيقة من موعد المغادرة، من أجل ترتيب المكتب، والتخلّص من الأمور المهملة، كما مراجعة المهام ووضع الجدول الخاصّ باليوم التالي.
3. تنظيم مكتب العمل: في كلّ مرّة تضطرين فيها إلى إيقاف ما كنتِ تفعلينه للبحث عن مشبك ورقي أو ورقة الملاحظات، يسهل أن تفقدي التركيز! لذا، لا تدعي نفسك تقعين في الفوضى لمجرّد أن مكتبك في حالة من الفوضى بل تأكدي من حصولك على جميع أدواتك بالقرب منك، حتّى يسير يومك بسلاسة.
4. تدوين المواعيد على الفور: كلّما طرأ تغيير على الجدول الزمني الخاصّ بالعمل، يفيد استقطاع دقيقة من الوقت لتسجيله على الفور، إذ يُساعد الاحتفاظ بمواعيدك مكتوبة في مكان واحد، في التركيز، فهناك خطّ رفيع بين يوم غير منظّم تمامًا ويوم آخر يسير بسلاسة، علمًا أن كل ما يتطلبه الأمر للحفاظ على جدولك منظمًا هو بضع دقائق من التخطيط وتوفير بعض الأدوات البسيطة.
خطّة العمل
يذكر موقع شركة Goldmine & CoCo المتخصّصة بالمذكرات والملصقات وبعض أنواع الإكسسوارات، الأمور الآتية، التي ينبغي وضعها في الحسبان عند تنظيم جدول العمل:
التخطيط: لا طريقة "صحيحة" أو "خاطئة" في إعداد مخطّط العمل، فعلى غرار الطريقة التي يرى كلّ فرد فيها العالم، الطريقة التي تختلف من فردٍ إلى آخر، تُعالج المهام والمواعيد النهائية والقوائم بشكل مختلف أيضًا، فقد يختار البعض التدوين على الورق أو االتدوين الرقمي من أجل تنظيم مخطّط العمل، مع أهمّية الالتزام به.
استخدام الملصقات: تُعدّ الملصقات طريقة رائعة لإبراز شخصيتك في المكتب حسب نوع الملصق الذي تختارينه، بالإضافة إلى دورها المتمثّل في لفت الانتباه إلى المهام، وتصنيفها بناءً على أهمّيتها، وترتيبها وفق أيّام الأسبوع.
تعيين مهل زمنيّة للمهام: تتطلّب الإنتاجيّة في العمل تحديد مهل زمنيّة لكلّ المهام، مع تدوين هذه المهل، ومراجعتها، بغية تذكير نفسك بضرورة الاستمرار في التركيز، فإتمام كلّ مهمّة في الوقت الخاصّ بها، الأمر الذي يساعد في تقييم مستوى الإنتاجيّة، من جهة أخرى.
